8. Onboarding-Formular für Neukunden

Wenn Sie Kunde von NEUBER digital werden, erhalten Sie von uns per E-Mail einen persönlichen Link zu einem Formular auf dieser Website (neuber-digital.de/willkommen/). Dort tragen Sie die Angaben ein, die wir für die Zusammenarbeit brauchen. Eine Registrierung oder ein Benutzerkonto ist dafür nicht nötig.

Welche Daten wir erheben

Wir fragen Angaben zu Ihrem Unternehmen ab: Firmenname, Rechtsform, vertretungsberechtigte Person, Branche, Handelsregistereintrag, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer, Anschrift sowie allgemeine Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Für die Rechnungsstellung fragen wir die Rechnungsanschrift, die E-Mail-Adresse für Rechnungen, das gewünschte Rechnungsformat und bei Bedarf eine Leitweg-ID oder Bestellnummer ab. Zu Ihren Ansprechpartnern erheben wir Name, Funktion, E-Mail-Adresse, Telefon- und Mobilnummer, Erreichbarkeit und bevorzugten Kontaktweg, einschließlich einer Person, die wir im Notfall erreichen können. Für den Vertrag zur Auftragsverarbeitung fragen wir außerdem, wessen Daten über Ihre Website verarbeitet werden, welche Arten von Daten dabei anfallen und ob Sie einen Datenschutzbeauftragten bestellt haben. Freiwillig können Sie uns Ihre bisherige Website, Ihr Google-Unternehmensprofil und Ihre Social-Media-Profile nennen und uns erlauben, Sie als Referenz zu nennen.

Pflichtangaben sind im Formular gekennzeichnet. Ohne sie können wir den Vertrag nicht ordnungsgemäß durchführen. Bitte tragen Sie keine Passwörter, Bankverbindungen oder privaten Angaben in das Formular ein.

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verwenden die Angaben, um den Vertrag mit Ihnen durchzuführen, Rechnungen zu stellen, Sie und im Notfall die von Ihnen benannte Person zu erreichen und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vorzubereiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nennen Sie uns Mitarbeitende oder andere Personen als Ansprechpartner, verarbeiten wir deren Kontaktdaten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer reibungslosen Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bitte informieren Sie diese Personen darüber.

Als Referenz nennen wir Sie nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, eine kurze Nachricht an uns genügt.

Wir halten fest, wann welche Angabe in unsere Kundenunterlagen übernommen wurde. Das dient der Erfüllung unserer Nachweispflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

Ablauf und Speicherdauer

Der Link ist 14 Tage gültig. Wir können ihn verlängern oder vorzeitig ungültig machen. Ihre Eingaben werden beim Zwischenspeichern und beim Absenden auf unserem Server gespeichert, und zwar zunächst getrennt von unseren Kundenunterlagen. Erst nachdem wir die Angaben geprüft haben, übernehmen wir sie in Ihre Kundenakte.

Die getrennt gespeicherten Eingaben löschen wir automatisch 30 Tage nach der Übernahme in die Kundenakte, 30 Tage nachdem wir den Link ungültig gemacht haben oder 30 Tage nach Ablauf eines Links, über den nichts abgesendet wurde. In der Kundenakte speichern wir die Daten für die Dauer unserer Zusammenarbeit. Danach löschen oder anonymisieren wir sie, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Technische Hinweise

Die Formularseite setzt keine Cookies und bindet keine Analyse-Werkzeuge, Schriftarten oder sonstigen Inhalte von Drittanbietern ein. Auch Matomo ist auf dieser Seite nicht aktiv. Ihr persönlicher Zugangscode steht im Link hinter dem Zeichen „#“ und wird deshalb nicht in den Protokolldateien des Servers gespeichert. Auf unserem Server hinterlegen wir nur einen nicht umkehrbaren Prüfwert des Codes.

Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir bei Aufrufen mit einem ungültigen Link einen aus Ihrer IP-Adresse gebildeten, nicht umkehrbaren Prüfwert für höchstens eine Stunde. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Formulars (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Empfänger

Die Daten werden auf den Servern unseres Hosters Mittwald gespeichert (siehe Abschnitt 2 „Hosting“). Über das Absenden informiert uns eine E-Mail, die nur Ihren Firmennamen und einen Link in unseren geschützten Verwaltungsbereich enthält. Ihre Angaben selbst stehen nicht in dieser E-Mail.

19.10.2026 RN -API eRecht24