Lösung · in Entwicklung

Catering-Tool für Gastronomie und Küchenbetriebe

Catering-Anfragen mit Live-Preis auf Ihrer Website – und ein Backend, in dem Ihre Küche jede Anfrage vom Eingang bis zur Einkaufsliste im Griff hat.

Catering als zweites Standbein

Viele Küchen kochen ohnehin jeden Tag – für Gäste, für Kantinen, für Schulen. Catering ist das naheliegende Zusatzgeschäft. Es scheitert aber oft am Aufwand davor: Telefonate, Rückfragen, Angebote von Hand rechnen, Termine im Kopf behalten.

Das Catering-Tool nimmt Ihnen genau diesen Teil ab:

Anfragen kommen vollständig an – Anlass, Datum, Personenzahl, Küche, Service, Allergien, Ort und Kontakt. Keine Zettelwirtschaft, keine vergessenen Rückfragen.
Ihre Kunden sehen den Preis sofort und fragen deshalb passender an. Das spart Absagen, weil das Budget nicht reicht.
Ihre Preise rechnet das System für Sie – nach Ihrer eigenen Preis-Matrix.
Die Küche weiß, was zu tun ist – Mengen, Personal, Ablaufplan und Einkaufsliste ergeben sich aus der Anfrage.
Läuft auf Ihrer bestehenden WordPress-Website – kein Fremdportal, keine Provision pro Auftrag.

Was Ihre Kunden sehen

In fünf kurzen Schritten zur Anfrage: Anlass und Termin, Küche und Service, Extras und Wünsche, Ort und Kontakt, Prüfen und Absenden. Rechts läuft der Preisrahmen live mit – jede Änderung an Personenzahl, Paket oder Getränken ist sofort sichtbar.

Küchenrichtungen mit Bildern, z. B. regional, italienisch, Fingerfood, vegetarisch
Pakete in drei Stufen (Basis, Klassik, Premium) – zum Vergleichen statt Rätseln
Service wählbar: geliefert auf Platten, Buffet mit Besteck oder Tellerservice
Extras wie Getränke, Sekt-Empfang, Dessertbuffet, Personal und Stehtische
Angaben zu vegetarisch, vegan, glutenfrei und Allergien
Termin-Prüfung schon beim Ausfüllen: Vorlaufzeit, Sperrtage, ausgebuchte Tage
Ansprechpartner mit Foto und Telefonnummer direkt in der Preisbox
Auf dem Smartphone genauso bedienbar wie am PC

So arbeitet Ihre Küche damit

Nach dem Absenden landet die Anfrage sofort im Backend – mit Benachrichtigung und als „Neu“ markiert.

Übersicht

Auf einen Blick: neue Anfragen, offene Angebote, bestätigte Aufträge der nächsten 30 Tage und der Umsatz. Daneben die nächsten Events und welche Küchen gefragt sind.

Die einzelne Anfrage

Alle Angaben des Kunden auf einer Seite, dazu die passenden Knöpfe für den nächsten Schritt: Angebot senden, Rückfrage stellen, Auftrag bestätigen, Absagen, Als durchgeführt markieren. Jeder Schritt wird im Verlauf mit Uhrzeit festgehalten. Erkennt das System einen Kunden wieder, steht dort „Stammkunde“.

Kalkulation

Jede Position nachvollziehbar: Speisen, Service, Mengenrabatt, Extras, Anfahrt. Meldet der Kunde eine andere Personenzahl, tragen Sie die neue Zahl ein – Preis, Mengen und Personal rechnen sich neu, die Änderung steht im Verlauf. Die interne Sicht zeigt Wareneinsatz, Personalkosten und Deckungsbeitrag (Netto).

Produktion und Ablaufplan

Aus Personenzahl und Paket ergeben sich die Mengen je Komponente (inkl. 5 % Reserve), Sonderportionen für Allergien und vegetarische Gäste, Geschirr, Chafing Dishes, Personal und Fahrzeuge. Der Ablaufplan rechnet vom Eventbeginn rückwärts: Produktion, Beladen, Abfahrt, Aufbau, Service-Briefing.

Kalender und gebündelte Produktionsliste

Alle Events im Monatskalender, farbig nach Status, Sperrtage schraffiert. Die Produktionsliste fasst alle bestätigten Aufträge der nächsten drei Wochen zu einer Einkaufs- und Produktionsliste zusammen.

Preis-Matrix und Verfügbarkeit

Hier pflegen Sie Ihre Preise selbst: Grundpreis je Küche, Faktor je Paket, Service-Aufschläge, Extras, Anfahrt, Mindestbestellwert. Unter „Verfügbarkeit“ legen Sie Vorlaufzeit, maximale Events pro Tag und Sperrtage fest. Änderungen gelten sofort auf der Website.

Regeln, die Ihre Küche kennen sollte

Das Tool arbeitet mit festen Spielregeln. Alle Werte sind einstellbar – die folgenden sind die Voreinstellung:

Vorlaufzeit: Anfragen frühestens 5 Tage im Voraus. Kürzere Termine lässt das Formular nicht zu – eilige Kunden rufen an.
Sperrtage: An eingetragenen Tagen (Urlaub, Betriebsruhe) kann niemand anfragen.
Kapazität: Ab 3 Events am selben Tag sieht der Kunde „stark gebucht – wir prüfen persönlich“. Die Anfrage kommt trotzdem an, im Backend mit Warnhinweis.
Personenzahl: 10 bis 500 Gäste. Darüber bittet das Formular um einen Anruf.
Mindestbestellwert: 350 €. Liegt die Bestellung darunter, wird die Differenz als „Mindermengenausgleich“ ausgewiesen.
Mengenrabatt: ab 50 Gästen 5 %, ab 100 Gästen 8 %, ab 200 Gästen 10 % auf Speisen und Service. Eine größere Gruppe wird dabei nie günstiger als eine kleinere.

Personal: je 25 Gäste eine Servicekraft (5 Stunden). Beim Tellerservice ist Personal Pflicht und bereits im Preis enthalten – eine Kraft je 15 Gäste.
Pakete: Premium enthält schon ein Dessert, das Dessertbuffet ist dann nicht zusätzlich buchbar.
Anfahrt: nach Region gestaffelt, im Nahbereich kostenlos.
Preis ist eine Schätzung: Der Kunde sieht einen unverbindlichen Preisrahmen. Das verbindliche Angebot schickt immer die Küche – nach Prüfung von Termin und Wünschen.
Mehrwertsteuer: Der Kunde sieht Bruttopreise. Im Backend wird netto gerechnet: 7 % für reine Speisenlieferung, 19 % sobald Service dazukommt, Getränke immer 19 %. Die steuerliche Einordnung im Einzelfall klärt Ihre Steuerberatung.
Ablauf einer Anfrage: Neu → Angebot versendet → Bestätigt → Durchgeführt (oder Abgelehnt). Abgeschlossene Aufträge lassen sich nicht mehr in der Personenzahl ändern.

Technik – WordPress, ohne Umwege

Ein WordPress-Plugin für Ihre bestehende Website, Bedienung im gewohnten WordPress-Backend.
Speisen, Getränke, Pakete und Bilder pflegen Sie selbst – Küchenrichtungen, Komponenten mit Mengen pro Person, Extras und Preise.
Passt sich Ihrem Design an: Farben, Schriften und Logo kommen von Ihrer Website, die Bausteine lassen sich mit Elementor platzieren.
Datenschutzfreundlich: keine Drittanbieter, keine externen Schriften, Daten bleiben auf Ihrem Server.
Erweiterbar: z. B. Angebot als PDF mit Annahme-Link, Anzahlung, Selbstabholung, Kinderpreise – je nach Bedarf Ihres Betriebs.

Stand und nächster Schritt

Das Catering-Tool ist in Entwicklung. Die Live-Demo zeigt Ablauf und Oberfläche mit einem fiktiven Beispielbetrieb („Catering Neuber“). In der Demo bleiben alle Eingaben in Ihrem Browser, es wird nichts verschickt.

Wir suchen Pilotbetriebe aus der Region, mit denen wir das Tool auf echte Abläufe zuschneiden. Sie haben eine Küche und wollen Catering ausbauen? Sprechen Sie mich an.